Het 7-stappen-model

Voor elk verbeterpunt dat je wilt aanpakken, moet je bedenken wie je bij het verbeterproces wilt betrekken. Alle beroepsgroepen die een aandeel hebben in de verbetering nodig je uit om gezamenlijk na te denken over de aanpak van die verbetering. Nodig van elke doelgroep een vertegenwoordiger uit voor een gezamenlijk overleg.

In dit overleg stel je vast hoe elke groep betrokken is of zich betrokken voelt bij het verbeterpunt c.q. de vernieuwing. Dit is een belangrijke stap om intrinsieke motivatie voor de verbetering te bewerkstelligen. 

Gebruik voor dit gesprek het invulprogramma. De bijbehorende vragen gebruik je ter ondersteuning.

Deze stap helpt jou en je groep na te denken over factoren die de implementatie van de verbetering zullen beïnvloeden, de zogenaamde bevorderende en belemmerende factoren. Ook dit is een belangrijke stap in het implementatieproces. Op zowel de bevorderende factoren (kansen) als de belemmerende factoren (obstakels), gaan jullie namelijk acties bedenken. De bevorderende factoren die jullie zien, kun je dan inzetten om de implementatie te bevorderen. En voor de belemmerende factoren gaan jullie acties bedenken die deze obstakels verkleinen of voorkomen. En als obstakels onoverkoombaar zijn, kunnen jullie besluiten om het verbeterpunt later of zelfs niet door te voeren.

In deze stap formuleer je het doel wat jullie willen bereiken, en wel zo SMART[1] mogelijk. Dit helpt je om na afloop goed te kunnen evalueren of je de gewenste verbeteracties hebt bewerkstelligd. 

Zodra je de doelstelling hebt vastgesteld, ga je kiezen welke van de zeven implementatie- strategieën voor implementatie jullie gaan inzetten en welke acties daar bij horen. Een mix van strategieën is het meest effectief. Deze vierde stap vormt de basis voor je verbeterplan. Op elke bevorderende en belemmerende factor ga je strategieën en acties bedenken om de implementatiekans te vergroten. Gebruik ook hiervoor het invulprogramma.

[1] SMART=Specifiek Meetbaar Acceptabel Realistisch Tijdgebonden

-> wie doet wat wanneer

In deze stap spreken jullie af wie wat gaat doen en wanneer, om de verbeteractie(s) door te voeren. Deze afspraken leg je vast in het verbeter-actieplan. Eenieder committeert zich op deze wijze aan (een onderdeel van) het verbeterplan en komt zo in actie. Het gaat hierbij dus om eigenaarschap en verantwoordelijkheid. Aan de slag…..

Hier spreek je af wie welke acties in de gaten houdt en wie wanneer evalueert. De inplanning hiervan is onderdeel van het verbeterplan. Kies een bepaalde termijn na doorvoer van de verbeteracties, bijvoorbeeld zes maanden na uitvoering van stap 5. Het is van essentieel belang om stap 6 al in te plannen voordat je met stap 5 aan de gang gaan. Monitoring helpt je namelijk om te zorgen dat gebeurt wat je met elkaar hebt afgesproken. Evaluatie is noodzakelijk voor een duurzame implementatie van je verbetering. Met het resultaat van een goede evaluatie worden vernieuwingen waar nodig aangepast aan de wensen van de praktijk.

Deze stap helpt je om ervoor te zorgen dat iedereen werkt volgens de nieuw gemaakte, in de praktijk geëvalueerde afspraken. De checklist in het Invulprogramma kun je gebruiken om te analyseren wat er nog beter kan. En zo heb je de kwaliteitscirkel rond.